看板経営 vol.6（2019年12月号）にて、コムネット株式会社 開発部 部長の内匠のコラムが掲載されました。
ITツール導入前に棚卸で業務分析をするメリットについて語っています。
掲載内容
業務改善の第一歩！ 仕事の棚卸し
看板経営 vol.6（2019年12月号） 17ページ「IT×SIGN」より引用
失敗しないITツールの選び方②
文/内匠 強志
前回は、自社で戦略分析を行う重要性とITツールの種類や効果についてお伝えしました。
今回は、作業効率をアップさせるために必要な業務分析について具体的にお話しします。
前回でもお話ししましたが、ITツールを選定するには自社の状況をよく知る必要があります。そのための一般的な手法として、「仕事の棚卸し」をおすすめしています。
棚卸とは、いわゆる実地調査です。まずは会社の現状を正しく理解し、掲げた目標とのギャップをどのように埋めるかを、会社の皆で考えていきましょう。
「仕事の棚卸し」のやり方
①仕事（業務）を書き出す
まずは自社の仕事を書き出します。
1ヵ月単位でやった仕事を全て思い出してみましょう。
②仕事の分類分け
営業、製作など、仕事を大まかな分類別（大・中・小）に分けていきます（フォーマット例参照）。
③処理時間・頻度を書き込む
分類された仕事にかかる作業時間や頻度などをそれぞれ記入していきます。（フォーマット例参照）。
④全社員の仕事を分析
分類別の集計データを作成すると、会社全体の業務内容を把握できます。
少し面倒臭い作業ですが、自社の業務を把握しやすくなるという点で効果は絶大です。
自分の業務は知っていても、他部門の仕事については、知らない方も多いと思います。
互いの仕事内容を把握できれば、個人はもちろん、会社全体の業務削減につながります。
特にウエートが大きい仕事を優先的に見直してみましょう。そこに、ITツール活用のヒントが隠れています。
IT導入の失敗談で「社員が誰も使ってくれない......」という声がよくあります。導入後に社内から協力を得られず、システムが定着しないケースです。
そうならないために、「仕事の棚卸し」が必要になります。これは全社員への業務ヒアリングと同じです。
全員が社内状況を理解し、効率化に向けたニーズを知ると、IT導入を円滑に行えるだけでなく、その後にシステムが定着する可能性も高まります。
ITツールはひとりで使ってもあまり効果がありません。皆で使ってこそ成果を得られます。
特徴をきちんと理解し、最適な活用法を模索しましょう。
次回はITツールを使った「見積原価の見える化」について紹介していきます。
掲載物：看板経営 vol.6（2019年12月号）
発行日：2019年12月1日（日）
発行元：株式会社 STRIXs
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