開発グループの水守です。
コムネットが開発販売している業務支援ソフト「SignJOBZ（サインジョブズ）」
の導入のため訪問したお客様にヒアリングを行っているのですが、結構な確率で話に出てくる社内の問題点として「請求漏れ」があるようです。
そこで今回は、サイン業界の困っている事で多い請求漏れの実態についてご紹介いたします。
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意外と多い請求漏れ・・・
サインジョブズ導入のため訪問したユーザー様に社内の問題点のヒアリングを行っていますと、結構な確率で話に出てくるのが「請求漏れ」です。
様々な要因がある様ですが、大きく原因を分けますと下記の2点になります。
- 受注伝票・作業指示書等の書面のみによる業務伝達
- 口頭による制作指示
共通しているのはアナログによる情報伝達という事でしょうか。
数カ月前に完了したはずの指示書が机の上に・・・
サイン業の多くの会社さんの場合、受注後の流れは以下の様になると思います。
- 営業：製作側に作業指示書提出
１． ↓ - 製作：営業側へ制作もしくは施工完了報告
２． ↓ - 営業：請求金額を計算し経理へ報告
３． ↓ - 経理：請求処理
問題は ２．と ３．のどちらかが滞ると請求漏れになってしまうという事です。
具体的なエピソードですと、
と言うお客さんで実際にあったケースですが、外出から帰社した時に数ヶ月前に完了した指示書が机の上に置いてあったそうです。
おそらく制作側で完了した指示書が一時的に紛失してそのまま放置されていたのが数ヶ月後に見つかり、慌てて担当営業の机に置いたのでしょうね。
このように見つかった若しくは後で気づいた場合は請求できますが、紛失に気付かなかった場合はそのままになり、結局請求漏れになってしまっているケースは多いのではないでしょうか。
一部では、受注時に経理に報告して一元管理されている会社さんもありますが、やはりアナログ管理という事で苦労されているようで、このパターンにも漏れてしまう場合があります。
社長の指示は口頭ですから・・・
それは、上記１．の制作側への口頭指示です。
初めてこのケースを伺って以降、導入前の打合せでこのケースがあるか聞くようにしているのですが、結構な確率で有る様で、皆さん顔を見合わせてニヤリと笑い「有りますね。」「社長の指示は口頭ですから・・・」と答えられます。
大体は口頭指示されている方も同じで、社長さんと言うパターンが多いです。
製作指示には作業指示書が必須とされている会社さんでも、やはり社長さんから口頭指示を受ければ「作業指示書を書いて下さい。」とは言えないですよね。
ヒアリングした中では、社長さんの案件の指示書を書く担当を決めているよと言う会社さんもありました。
どんなにルールを作っても抜け道があれば、正しく運用できません。
もう一度会社内での、受注から請求までの流れを再確認し漏れや抜けが無いか再確認しては如何でしょうか。
ヒアリングから生まれた業務支援ソフトSignJOBZの請求機能
サインジョブズでは、当初請求機能の開発予定は有りませんでしたが、この様に実際の業務では問題となっている会社さんが多く、必要な機能であると考えたため現在は請求漏れが確認出来るような仕組みとして実装されています。
ご興味が有られる方は説明動画のリンクを貼っておきますのでご覧ください。
システム導入でお悩み中のお客様へ、こちらの動画を通して
「サインジョブズを導入することでこうやって業務改善ができるんだ！」
というイメージを持っていただければ幸いです。
サインジョブズをご導入いただいているお客様にとっても、特徴を再認識していただくことで、快適な運用に繋げていただければと思います。
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